Office automatisatieOffice Automatization
Python scripts om specifieke kantoortaken te automatiserenPython scripts to automate specific office tasks
Er wordt veel knip en plak werk gedaan in de huidige kantoren en eindeloos klikken op allerlei iconen, tot de vingers pijn doen. Nochtans kan heel wat kantoorwerk verregaande geautomtiseerd worden.A lot of copying and pasting is done in today's offices, along with endless clicking on various icons, until the fingers hurt. However, much of the office work can be extensively automated.
We kunnen dit bijvoorbeeld met Python doen. Of via een webapplicatie in Vue of Nuxt met een Python backend. Dit laatste heeft het voordeel van een overzichtspagina waarbij je ook een overzicht kunt hebben van de resultaten van de scripts, of de scripts manueel kunt opstarten op het juiste moment. Een desktop applicatie is ook mogelijk met een GUI in Qt of Kivy of ... keuze te over ...We can do this, for example, with Python. Or through a web application in Vue or Nuxt with a Python backend. The latter has the advantage of an overview page where you can also view the results of the scripts or manually start the scripts at the right moment. A desktop application is also possible with a GUI in Qt or Kivy or... plenty of options to choose from...
Er staan veel computers in een hedendaagse bureau maar die worden schromelijk onderbenut. Ze worden te weinig gebruikt om de workflow te automatizeren. Nochtans is Python een uitgelezen taal om bureauwerk te automatiseren. Python kan bijvoorbeeld documenten in Word, Excel of pdf formaat analyseren en opnieuw samenstellen tot een ander document. Python kan zonder problemen gegevens uit een gestructureerd pdf-document halen en een nieuw document samenstellen zonder te knip- en plakwerk. Een zegen voor de vingers van de mensen. Eén klik op een overzichtspagina of een commando in de command line is voldoende.There are many computers in a modern office, but they are grossly underutilized. They are not used enough to automate the workflow. Yet, Python is an excellent language for automating office work. For example, Python can analyze and reconstruct documents in Word, Excel, or PDF format into a different document. Python can easily extract data from a structured PDF document and compile a new document without any copying and pasting. A blessing for people's fingers. One click on an overview page or a command in the command line is enough.
Onlangs had ik een project om een bedrijf te helpen bij de maandelijkse afrekening. De bedoeling van de workflow te automatiseren vertrekkende van een map pdf documenten die automatisch gegenereerd werden door een machine. Die pdf documenten zijn automatisch gegenereerd en bijgevolg goed gestructureerd zodat het analyseren ervan vrij eenvoudig is en het samenstellen van de nodige data en berekeningen ook. In enkele seconden worden alle pdf-documenten doorgenomen en wordt een file aangemaakt die geformateerd is voor het centrale boekhoudingsprogramma. Het script draait nu als een service op de centrale server en doet maandelijks zijn berekeningen. Voordien was dit meer dan een dag kopie- en plakwerk. Recently, I had a project to help a company with their monthly billing. The goal was to automate the workflow, starting from a folder of PDF documents that were automatically generated by a machine. These PDF documents were automatically generated and, therefore, well-structured, making it quite easy to analyze them and compile the necessary data and calculations. Within seconds, all the PDF documents are processed, and a file is created that is formatted for the central accounting program. The script now runs as a service on the central server and performs its calculations monthly. Previously, this task required more than a day of copying and pasting.
Dit is maar één voorbeeld, maar op deze wijze zijn heel wat automatiseringen mogelijk. Python als duivel doet 't al in de bureau. Vue en Nuxt om de frontend te egenereren.This is just one example, but many more automations are possible in this way. Python as the jack-of-all-trades in the office. Vue and Nuxt to generate the frontend.
Manager BQ Systems